社長の時間が足りないときに。AIに最初に任せる1つの仕事の選び方

社長の時間は、どこに消えているのか

「忙しい」と感じていても、何に時間を使っているかを書き出してみると、意外な仕事に時間を取られていることがあります。小さな会社の社長が抱えがちなのは、たとえば次のような仕事です。

• お客様や取引先へのメールの返信、言い回しを考える時間
• 見積書・請求書・報告書など、毎回形の決まった書類づくり
• 会議や打ち合わせのメモをまとめ直す作業
• SNSやホームページに載せる文章を考える時間
• 補助金や制度、新しい取り組みについての調べもの

どれも大切な仕事ですが、「社長でなければできない仕事」とは限りません。そして、ここに挙げた仕事の多くは、生成AI（ChatGPTやGeminiなど、文章で指示すると文章を作ってくれる道具）が得意とする仕事でもあります。

最初に任せる1つを選ぶ、3つの条件

いきなり会社全体にAIを入れようとすると、覚えることが多すぎて続きません。まずは1つの仕事に絞ります。選ぶときは、次の3つの条件に当てはまるものから始めるのがおすすめです。

• 1. 毎週、何度もくり返している（くり返すほど、浮く時間が積み上がります）
• 2. できあがりの形がだいたい決まっている（見本を渡しやすく、AIの出来を判断しやすい）
• 3. 多少まちがえても取り返しがつく（社内向けの文書や下書きから始めると安心です）

たとえば「打ち合わせメモから議事録の下書きをつくる」「よくある問い合わせへの返信文の下書きをつくる」は、3つとも当てはまりやすい仕事です。反対に、契約書の最終確認のように、間違えたときの影響が大きい仕事は後回しにします。

つくった時間を、何に使うか

AIで時間をつくることは、ゴールではありません。本当に大切なのは、浮いた時間を何に使うかです。

忙しさが続いている会社では、「忙しいこと」そのものより、その奥に別の課題が隠れていることがよくあります。お客様の層が少しずつ変わってきている、値決めを長く見直していない、任せたい仕事を任せられる人がいない。どれも、目の前の仕事に追われている間は向き合う時間が取れない課題です。

相談できる経営者仲間や団体が身近にない方ほど、こうした課題を一人で抱えがちです。AIでつくった時間の一部を、「自分の会社の本当の課題は何か」を考える時間にあててみてください。

AIを使うときは、お客様の名前や連絡先、社外に出せない数字などをそのまま入力しないようにしてください。無料版のサービスでは、入力した内容がサービスの改善に使われる設定になっている場合があります。まずは社内向けの文書や、個人が特定されない内容から試すのが安心です。